Perché i preventivi foto e video sono diversi dagli altri
Un fotografo o un videomaker non vende un prodotto a magazzino, vende tempo, competenza e un risultato che dipende da molti fattori. Un matrimonio, un servizio aziendale, un video per un evento o le foto di prodotto per un e-commerce hanno strutture diverse: in uno conta la giornata intera con due operatori, in un altro il numero di scatti post-prodotti, in un altro ancora le ore di montaggio. A questo si aggiungono la trasferta, che può cambiare molto da un lavoro all'altro, e l'uso delle immagini, che per un cliente aziendale è una parte importante della trattativa. Un software preventivi generico, pensato per chi vende articoli a listino, fatica a gestire tutto questo. Finisci per scrivere le descrizioni a mano ogni volta, con il rischio di dimenticare una voce o di usare condizioni diverse da un cliente all'altro. Un sistema su misura parte invece dai tuoi pacchetti e dal tuo modo di lavorare.
Pacchetti, ore ed extra: il listino come base
Il punto di partenza è un listino con le voci che vendi davvero. Di solito ci sono i pacchetti principali, per esempio mezza giornata, giornata intera o servizio a numero di scatti, e poi gli extra: ore aggiuntive, secondo fotografo o operatore video, riprese con drone dove consentite, montaggio breve per i social, album, stampe, consegna rapida. Ogni voce ha il suo prezzo, la sua descrizione e le condizioni che la accompagnano. Quando componi il preventivo scegli il pacchetto, aggiungi gli extra e il totale si calcola da solo, con eventuali sconti visibili. Puoi preparare nello stesso documento due o tre varianti, per esempio una versione essenziale e una completa, così il cliente confronta e sceglie senza chiederti un nuovo invio. Se cambi un prezzo nel listino, i preventivi nuovi lo usano subito, mentre quelli già inviati restano com'erano. Così il listino resta uno solo e sempre aggiornato.
Trasferte e spese: niente più voci dimenticate
La trasferta è una delle voci che più spesso si sbagliano o si dimenticano. Un servizio a pochi minuti da casa e uno a tre ore di strada con pernottamento non possono avere lo stesso preventivo. Nel sistema la trasferta è una voce dedicata, con le regole che decidi tu: un forfait per zona, un calcolo a chilometri, l'aggiunta di pedaggi, parcheggi, vitto e alloggio quando servono. Inserisci la località del servizio e la voce compare nel preventivo, chiara anche per il cliente, che vede cosa sta pagando e perché. Se lavori spesso nelle stesse zone, puoi salvare delle tariffe predefinite e richiamarle in un clic. Lo stesso vale per altre spese ricorrenti, come il noleggio di attrezzatura specifica o il costo di una location. Il risultato è un preventivo che non dimentica nulla e un margine che non si riduce per una voce saltata.
Diritti d'uso: scriverli nel preventivo per evitare equivoci
Per molti clienti aziendali l'uso delle immagini o del video è importante quanto il servizio stesso. Un conto è usare le foto sul proprio sito, un altro è stamparle su un cartellone o usarle in una campagna pubblicitaria per anni. Molti equivoci nascono proprio qui, perché l'uso previsto non era stato scritto. Nel software prevediamo un campo dedicato in cui descrivi l'uso concordato, per esempio canali come web, social, stampa o pubblicità, durata e territorio, ed eventuali esclusioni. Questa descrizione compare nel PDF del preventivo come informazione chiara per il cliente. Il software non decide cosa sia corretto dal punto di vista legale: le condizioni le stabilisci tu, eventualmente con il supporto di un professionista, e il sistema le riporta sempre in modo coerente. Puoi preparare dei testi predefiniti per i casi più frequenti e modificarli quando un lavoro lo richiede.
Acconti, saldi e date bloccate
Per un fotografo la data è la risorsa più preziosa: se la blocchi per un cliente e lui sparisce, quella giornata è persa. Per questo molti chiedono un acconto alla conferma. Nel sistema, quando il preventivo viene accettato, registri l'acconto e la data si blocca in calendario, collegata al cliente e al servizio. Vedi a colpo d'occhio quali date sono confermate con acconto, quali solo opzionate e quali libere. Il saldo è previsto alla consegna o alla data che concordi, e un promemoria ti avvisa quando è il momento di chiederlo. Puoi generare in automatico il PDF della richiesta di acconto o una proforma, mentre la fattura elettronica passa dal provider che usi già, collegato se espone API o esportazioni. Così non devi più controllare l'estratto conto per capire chi ha pagato cosa: lo stato del pagamento è scritto nel lavoro.
Dal preventivo accettato alla consegna dei file
Il preventivo è solo l'inizio. Una volta accettato, il lavoro passa in calendario con la data dello shooting o delle riprese, il luogo, gli orari e le note concordate con il cliente. Puoi aggiungere una checklist di preparazione, dall'attrezzatura da portare ai permessi per la location. Dopo il servizio segui la post-produzione con le sue scadenze: selezione, editing, montaggio, revisione del cliente, consegna finale. Nella scheda del lavoro salvi il link alla galleria o alla cartella di consegna, così lo ritrovi anche dopo mesi quando il cliente chiede una copia. Il sistema è una web app in cloud che apri da PC, tablet e telefono, anche in giro. Si parte dall'analisi gratuita, poi ricevi una proposta con moduli e prezzo definiti prima di partire, come acquisto unico senza canone per utente. Le prime funzioni arrivano in poche settimane e si provano sul lavoro vero.