Uno scadenzario unico per clienti e fornitori
In molte aziende lo scadenzario esiste in tre posti diversi: una parte nel programma di fatturazione, una parte in un foglio Excel, una parte nella memoria di chi segue l'amministrazione. Il risultato è che nessuno ha la fotografia completa. Il software mette in un'unica vista le scadenze dei clienti, cioè quello che devi incassare, e quelle dei fornitori, cioè quello che devi pagare. Ogni fattura ha le sue scadenze, anche a rate, con lo stato aggiornato: da incassare, incassata in parte, incassata, scaduta. Puoi filtrare per cliente, per periodo, per commerciale o per commessa, e vedere al volo chi è in ritardo e di quanti giorni. Le fatture non si ricopiano a mano: arrivano dal gestionale o dal sistema di fatturazione elettronica che già usi, oppure da un'importazione periodica se oggi lavori con file. Così lo scadenzario smette di essere un compito di aggiornamento e diventa uno strumento che si consulta, con dati che coincidono con quelli delle fatture.
Solleciti che partono da soli, con il tono giusto
Il sollecito di pagamento è uno di quei compiti che tutti rimandano: è scomodo, porta via tempo e spesso si scrive di fretta. Il software lo rende un processo regolare. Puoi prevedere un promemoria cortese qualche giorno prima della scadenza, un primo sollecito dopo la scadenza e un secondo più deciso se il pagamento non arriva, con i testi che scrivi tu una volta e i tempi che decidi tu. I messaggi partono via email o, dove ha senso, con un collegamento a WhatsApp Business, e contengono i riferimenti della fattura. Per i clienti con cui preferisci parlare di persona puoi disattivare i solleciti automatici e ricevere solo un avviso interno. Ogni sollecito inviato resta nella scheda del cliente, con data e testo. Non ci occupiamo di recupero crediti né di diffide: per quelle fasi il riferimento resta il tuo legale o il tuo consulente. Il software si ferma prima, alla parte organizzativa che oggi ti costa più tempo.
Incassi previsti: guardare avanti invece che indietro
Sapere chi è in ritardo è utile, ma per decidere serve guardare avanti. La vista degli incassi e dei pagamenti previsti mostra, settimana per settimana, quanto dovrebbe entrare secondo le scadenze dei clienti e quanto dovrebbe uscire secondo quelle dei fornitori. Non è una previsione finanziaria né un piano di tesoreria: è la somma ordinata delle scadenze che hai già registrato, con la possibilità di separare le fatture dei clienti che pagano puntuali da quelle dei clienti che di solito ritardano. Questo basta per rispondere a domande molto pratiche: posso pagare quel fornitore questa settimana o conviene aspettare l'incasso di venerdì? Quali clienti conviene chiamare oggi? Le decisioni su finanziamenti, anticipi fatture o rapporti con la banca restano a te e ai tuoi consulenti; il software ti fa arrivare a quelle conversazioni con un quadro chiaro delle scadenze, invece che con una stima fatta a memoria.
Rate, acconti e accordi presi al telefono
Non tutti i pagamenti seguono la scadenza stampata in fattura. C'è il cliente che paga un acconto alla firma e il saldo a fine lavoro, quello che chiede di dividere l'importo in più rate, quello che al telefono promette il bonifico per la settimana prossima. Se questi accordi restano nella memoria di chi ha risposto, alla prima assenza si perdono. Nel software ogni scadenza si può dividere in rate con date diverse, un acconto si collega alla fattura a cui si riferisce e un accordo verbale diventa una nota con una nuova data di promemoria. Quando quella data arriva, chi segue il cliente riceve un avviso e decide se sollecitare o aspettare. Così anche le situazioni particolari restano ordinate e chiunque apra la scheda del cliente capisce subito qual è lo stato reale, senza dover chiedere al collega che ci aveva parlato.
Cosa fa il software e cosa resta al commercialista
Vogliamo essere chiari sui confini. Il software di gestione delle scadenze non è un programma di contabilità e non sostituisce il tuo commercialista. Non fa registrazioni contabili, non calcola imposte, non prepara dichiarazioni e non dà consigli fiscali. Quello che fa è organizzare il lavoro quotidiano intorno ai pagamenti: tenere le scadenze, segnare gli incassi, mandare i promemoria, mostrarti cosa entra e cosa esce nelle prossime settimane. Le fatture elettroniche continuano a passare dal provider che usi, e il collegamento serve solo a non ricopiare i dati. Quando il commercialista ti chiede l'elenco degli insoluti o degli incassi di un periodo, lo esporti nel formato concordato con lui. Se oggi l'amministrazione la segue una persona interna, il software le toglie la parte ripetitiva, come aggiornare il foglio, scrivere i solleciti e rispondere alle domande dei colleghi, e le lascia il tempo per i casi che richiedono una telefonata o una valutazione.
Come costruiamo il tuo scadenzario
Si parte da un'analisi gratuita. Ci mostri come tieni oggi le scadenze, da dove arrivano le fatture, come registri gli incassi, chi manda i solleciti e quali clienti ti danno più pensieri. Guardiamo il programma di fatturazione che usi per capire come collegarlo e se la tua banca permette di scaricare i movimenti in un file da importare. Da lì ricevi una proposta con i moduli e un prezzo definito prima di partire: acquisto unico, senza canone mensile per utente. Il primo rilascio di solito comprende lo scadenzario clienti con importazione delle fatture e registrazione degli incassi, perché è quello che dà subito un quadro chiaro. Poi arrivano solleciti automatici, scadenzario fornitori, incassi previsti ed esportazioni. Se nello stesso sistema gestisci anche preventivi e ordini, le scadenze nascono direttamente dalle condizioni di pagamento concordate con il cliente. Il sistema è una web app in cloud, si apre da PC e telefono, e i dati restano della tua azienda.