Quando serve una proforma e perché conviene automatizzarla
La proforma è utile quando vuoi un pagamento prima di emettere la fattura: un acconto per bloccare la data, un anticipo sul materiale da ordinare, una fornitura a un cliente nuovo o estero che paga solo dopo aver ricevuto un documento. Il problema non è il documento in sé, è il lavoro che ci gira intorno. Si copia il preventivo, si calcola l'acconto, si manda il PDF, poi si controlla il conto per vedere se il bonifico è arrivato e si avvisa chi deve fatturare. Ogni passaggio è manuale e ognuno può saltare. In un gestionale su misura la proforma non si riscrive: nasce dal preventivo accettato, usa gli stessi dati e porta con sé il piano dei pagamenti. Quale trattamento fiscale dare a proforma e acconti lo decidi con il tuo commercialista; il software si occupa di non far perdere pezzi lungo la strada. E siccome tutto nasce dagli stessi dati, l'importo della proforma è sempre coerente con quello del preventivo firmato.
Acconti, stati di avanzamento e saldi in un unico piano
Molte aziende lavorano a tappe: un acconto alla firma, una parte a metà lavoro, il saldo alla consegna. Nel gestionale ogni pratica ha il suo piano di pagamento, impostato in percentuale o in importi fissi, e ogni tappa può generare la propria proforma al momento giusto. Il sistema tiene il conto di quanto hai chiesto, quanto è stato pagato e quanto manca, senza fogli di calcolo paralleli. Se il cliente paga un importo diverso da quello richiesto, lo registri e il residuo si aggiorna. Puoi definire regole diverse per tipo di cliente o di lavoro, per esempio acconto obbligatorio per i nuovi clienti e pagamento a fine lavoro per quelli abituali. La vista per l'amministrazione mostra tutte le proforma aperte, ordinate per scadenza, così il controllo degli incassi non dipende più dalla memoria di qualcuno. Quando un lavoro si chiude, il riepilogo mostra in un'unica riga quanto è stato chiesto, incassato e fatturato.
Dalla proforma alla fattura tramite il tuo software di fatturazione
Noi non sostituiamo il software con cui emetti le fatture elettroniche e non diamo consulenza fiscale. Facciamo in modo che i dati arrivino lì senza ricopiarli. Quando una proforma risulta pagata, il gestionale prepara cliente, voci, importi e riferimenti e li passa al tuo programma di fatturazione o al tuo provider, attraverso un collegamento diretto se il servizio espone API, oppure con un'esportazione nel formato che accetta. Chi si occupa dell'amministrazione vede l'elenco delle proforma pronte per essere fatturate e conferma il passaggio. A fattura emessa, il riferimento può tornare nella pratica, così dalla scheda del cliente vedi preventivo, proforma, pagamenti e fattura collegati tra loro. Il risultato è un solo inserimento dei dati, all'inizio, e un percorso che si può ricostruire in qualsiasi momento, utile anche quando il commercialista chiede chiarimenti su un incasso. Se un domani cambi software di fatturazione, si aggiorna solo il collegamento e il resto del gestionale continua a funzionare come prima.
Promemoria, solleciti e lavori che partono solo con l'acconto
Una proforma non pagata è un lavoro a rischio. Il gestionale ti avvisa quando una scadenza è passata e può preparare un messaggio di sollecito al cliente, che parte dopo il tuo controllo oppure in automatico, secondo come preferisci lavorare. Se la tua regola è non uscire senza acconto, possiamo collegare lo stato della proforma al calendario: il lavoro resta in attesa finché il pagamento non viene registrato, e chi organizza le squadre lo vede senza dover chiedere. Al contrario, per i clienti di fiducia puoi lasciare libero il calendario e tenere solo il promemoria. Tutte le azioni restano tracciate nella pratica: chi ha inviato la proforma, quando è stato fatto il sollecito, quando è arrivato il pagamento. Così, quando un cliente contesta una richiesta o dice di aver già pagato, la risposta la trovi in pochi secondi. Puoi anche decidere soglie diverse, per esempio un sollecito più rapido per gli importi più alti.
Come lavoriamo e quanto costa
Partiamo da un'analisi gratuita: ci mostri come prepari oggi preventivi e proforma, quali acconti chiedi, come controlli gli incassi e quale software di fatturazione usi. Verifichiamo cosa si può collegare e in che modo. Da lì nasce una proposta con moduli e prezzo definito prima di partire, come acquisto unico e senza canone mensile per utente; i costi vivi del cloud sono indicati a parte. Lo sviluppo procede a rilasci: di solito si comincia dalla proforma generata dal preventivo e dal registro incassi, poi si aggiungono piano acconti, solleciti e passaggio alla fatturazione. Il gestionale è una web app che si usa da PC, tablet e telefono. Se il processo si può risolvere con uno strumento che hai già, te lo diciamo alla fine dell'analisi: non ogni esigenza richiede un software nuovo, e preferiamo dirlo subito piuttosto che costruire qualcosa che non serve. Ogni rilascio si prova sul lavoro vero, con le tue pratiche, e si corregge insieme prima di passare al successivo.