Perché i preventivi di traduzione non stanno bene in un software generico
Un programma di preventivi pensato per vendere articoli conosce quantità e prezzo unitario. Non sa che la stessa pagina costa diversamente in inglese e in giapponese, che un manuale tecnico ha una tariffa diversa da un testo pubblicitario, che una consegna per domani mattina cambia il prezzo e anche il traduttore da scegliere. Alla fine il calcolo si fa fuori, su un foglio, e nel programma si copia solo il totale. In un gestionale su misura queste regole diventano parte del sistema. Definiamo con te le unità che usi, parole, cartelle o righe, le tariffe per coppia linguistica, le maggiorazioni e gli sconti per ripetizioni se li applichi. Da quel momento il preventivo si costruisce scegliendo lingue e opzioni, e il calcolo è sempre lo stesso, chiunque in agenzia lo prepari. Quando cambi una tariffa, la aggiorni nel listino e vale da subito per tutti i nuovi preventivi.
Conteggi, coppie linguistiche e materie: il calcolo con le tue regole
Il punto di partenza è il conteggio. Se usi già uno strumento di traduzione assistita che produce un'analisi del testo, possiamo valutare l'importazione dei suoi dati quando il formato lo consente; altrimenti il conteggio si inserisce nella scheda della richiesta. Su quella base il gestionale applica il listino giusto per ogni lingua di arrivo, tenendo conto della materia e delle eventuali fasce per ripetizioni o corrispondenze che decidi di usare. Le urgenze funzionano come regole: entro quanti giorni scatta la maggiorazione, quanto vale, se si applica anche alla revisione. Servizi come asseverazione, impaginazione o sottotitolazione si aggiungono come voci a parte, con il loro prezzo. Un preventivo con più lingue mostra una riga per ciascuna e un totale chiaro, così il cliente capisce cosa paga e tu puoi togliere o aggiungere una lingua senza rifare i conti. Il PDF finale mostra le voci in modo leggibile, senza esporre al cliente i calcoli interni che usi per arrivare al prezzo.
Traduttori, revisori e margine di ogni progetto
Un'agenzia vive della sua rete di collaboratori. Nel gestionale ogni traduttore e revisore ha una scheda con lingue, specializzazioni, tariffa di costo e periodi di disponibilità. Quando prepari un preventivo il sistema può suggerire chi è adatto per quella coppia linguistica e quella materia, e calcolare quanto ti costerà il lavoro. Così vedi il margine prima di inviare il prezzo, non a fine mese quando arrivano le loro note. Se il margine è troppo basso lo scopri subito e puoi scegliere un altro collaboratore, cambiare i tempi o rivedere l'offerta. Quando il cliente accetta, il preventivo diventa un progetto con incarichi assegnati, scadenze per traduzione e revisione e stato di avanzamento per ogni lingua. I file consegnati e le versioni restano nel progetto, ritrovabili anche mesi dopo, quando lo stesso cliente torna con un aggiornamento. Con il tempo il sistema ti mostra anche quali collaboratori lavorano di più su certe coppie linguistiche e con quali tempi medi di consegna.
Preventivi per clienti esteri e in più lingue
Chi traduce lavora spesso con clienti fuori dall'Italia. Il preventivo può uscire in italiano o nella lingua del cliente, con testi standard e condizioni tradotti una volta e riutilizzati. Se hai clienti che pagano in altre valute, il gestionale può gestire listini dedicati e indicare il cambio come informazione, lasciando a te e al tuo consulente le scelte su valuta e fatturazione. L'invio può avvenire con un link: il cliente apre il preventivo, sceglie le lingue che gli interessano e lo accetta, e la conferma arriva nella scheda. Possiamo aggiungere un'area riservata dove i clienti abituali caricano i file, vedono lo stato dei loro progetti e scaricano le consegne, senza scambiarsi decine di email. Per le parti ripetitive, come la prima lettura di una richiesta, valutiamo anche un agente AI privato che prepara la bozza, con la decisione finale sempre a te. Così il cliente estero riceve un documento coerente e chiaro, e tu non prepari due versioni dello stesso preventivo.
Come nasce il gestionale e quanto costa
Si comincia con un'analisi gratuita, in videochiamata o in sede se sei in Piemonte. Ci mostri il listino, qualche preventivo tipico, il modo in cui conti le parole e assegni i lavori, e gli strumenti che usi già. Da lì ricevi una proposta con moduli e prezzo definito prima di partire, come acquisto unico, senza canone mensile per utente; i costi vivi del cloud sono indicati a parte. Lo sviluppo va per rilasci: di solito il primo è il calcolatore con listino, urgenze e PDF, perché è quello che libera subito tempo all'ufficio. Poi arrivano albo collaboratori, progetti e area clienti. Il sistema è una web app che funziona da PC, tablet e telefono. Lo progetta e lo sviluppa Alfredo Senatore, che resta il tuo riferimento anche dopo il rilascio, per correzioni e nuove funzioni quando l'agenzia cresce o cambia servizi. Le richieste di modifica dopo i primi rilasci si valutano insieme e, se escono dal progetto, si prezzano prima di farle.