Cosa fa e cosa non fa l'AI su un contratto
Diciamolo subito, perché è la cosa più importante: lo strumento non fornisce consulenza legale, non dice se una clausola è valida, se conviene firmare o come negoziare. Quelle sono valutazioni che spettano a un avvocato o al consulente che ti segue. Quello che l'AI fa bene è un lavoro di lettura attenta e paziente. Legge il documento per intero, lo divide in articoli, trova le clausole che hai deciso di tenere d'occhio e le mette in evidenza con il testo originale accanto, così nessuno deve fidarsi di un riassunto. Estrae date, durate e preavvisi. Confronta una versione con l'altra. Verifica la presenza dei punti della tua checklist e segnala quelli che non trova. Può sbagliare, soprattutto con scansioni di cattiva qualità o formulazioni insolite, per questo ogni evidenza va riletta da una persona. Il risultato è che il contratto arriva al legale già ordinato, con le domande giuste, e la sua revisione si concentra dove serve.
Una checklist che è finalmente scritta
In molte aziende la revisione dei contratti dipende da chi li legge. Il titolare guarda soprattutto i pagamenti, l'ufficio acquisti le penali, nessuno controlla il foro competente. La prima cosa che facciamo nel progetto è scrivere la tua checklist: l'elenco dei punti che vuoi verificare su ogni contratto di un certo tipo. Per un contratto di fornitura potrebbero essere durata e rinnovo, termini di pagamento, penali per ritardo, limitazioni di responsabilità, esclusive, recesso. Per un contratto con un cliente, condizioni di consegna, garanzie offerte e riservatezza. La checklist la definisci tu, e ha senso farla rivedere al tuo legale, perché diventa il suo modo di dirti cosa guardare. Il sistema la applica a ogni contratto caricato e per ogni punto mostra dove ne parla il testo, oppure segnala che non ne parla affatto. Anche l'assenza di una clausola, a volte, è l'informazione più utile. Se un punto della checklist non serve più o ne manca uno, lo si cambia senza toccare il resto.
Confronto tra versioni: cosa ha cambiato la controparte
Una delle situazioni più rischiose è la bozza che torna indietro dopo la negoziazione. Hai mandato le tue correzioni, la controparte risponde con una nuova versione e dice di averle accettate. A volte ha cambiato anche altro, senza segnarlo, o ha riformulato una frase in modo che il senso sia diverso. Leggere due documenti lunghi riga per riga è faticoso e facile da sbagliare. Il modulo di confronto mette le due versioni una accanto all'altra e mostra aggiunte, eliminazioni e modifiche, articolo per articolo, anche quando i documenti hanno formati diversi o numerazioni spostate. L'AI aggiunge una breve descrizione delle modifiche più rilevanti rispetto alla checklist, per esempio un preavviso di disdetta passato da un periodo a un altro. Sei sempre tu, o il tuo legale, a valutare se la modifica è accettabile. Ma almeno sai che c'è, prima di firmare. Ogni confronto resta salvato nell'archivio, così a distanza di mesi si può ricostruire come si è arrivati al testo finale e chi ha accettato ciascuna modifica.
Scadenze e preavvisi che non sfuggono più
Molti problemi con i contratti non nascono al momento della firma ma mesi dopo, quando scade il termine per disdire un rinnovo automatico o per comunicare una variazione. Le date sono scritte nel contratto, ma nessuno le ha copiate in un calendario. Durante la revisione il sistema estrae data di inizio, durata, scadenza, termini di preavviso e modalità di rinnovo, e le propone in un elenco. Una persona le conferma, perché una data letta male è peggio di una data mancante. Da quel momento le scadenze entrano nel calendario aziendale con avvisi in anticipo rispetto al termine di disdetta, inviati a chi deve occuparsene. Nell'archivio ogni contratto firmato resta collegato alla sua controparte, alle versioni precedenti e alla nota del legale. Quando un fornitore manda un aggiornamento delle condizioni, puoi ritrovare in pochi secondi cosa prevedeva l'accordo originale e confrontarlo con la proposta nuova, prima di rispondere.
Dati riservati, permessi e costi del progetto
I contratti contengono informazioni delicate: prezzi, condizioni commerciali, dati di clienti e fornitori. Per questo costruiamo agenti AI privati, collegati ai tuoi documenti, con accessi che seguono i permessi del tuo sistema: chi non deve vedere i contratti con i clienti non li vede, nemmeno attraverso le domande all'assistente. Nell'analisi parliamo anche di dove vengono conservati i documenti e di quali modelli usare. Il progetto parte da un'analisi gratuita in cui raccogliamo i tipi di contratto che ricevi, i controlli che fai oggi e il modo in cui lavori con il tuo legale. Di solito si comincia con archivio, scadenze e checklist su un tipo di contratto, poi si aggiungono confronto tra versioni e altri modelli. Il prezzo dipende da quanti tipi di contratto vanno gestiti e da quali collegamenti servono, ed è definito nella proposta prima di partire. Restano a parte solo cloud e consumo del modello AI.